2012年8月24日，天津大学北洋教育发展基金会召开了第三届理事会第七次会议，会议审议通过了《关于设立天津大学北洋教育发展基金会办事机构的决议》

2012年，北洋基金会将接受天津市对社会团体的评估。按照社团局的要求，根据国务院颁发的《基金会管理条例》规定，基金会办事机构需要在上级主管单位和登记管理机关进行备案。秘书处作为基金会下设办事机构需经过理事会表决通过后进行备案。